DEPÓSITOS DE CUENTAS PRESENTADOS EN SOPORTE DIGITAL.
NOTA:A partir del año 2014 no se admitirán los disquetes, solo los CDs y DVDs.
RECOMENDACIONES PARA LA PRESENTACIÓN.
Para la presentación de la documentación rogamos no usen plásticos, sobres, encuadernaciones, etc. Será suficiente con unir la documentación mediante una sola grapa en el lateral izquierdo.
La documentación se aportará en el siguiente orden: solicitud, certificación y el resto de documentación.
El soporte digital se adherirá a la huella digital con un poco de cinta adhesiva (nunca en la cara superior de los CDs o DVDs).
Para facilitar la digitalización de las cuentas, y que la publicidad de las mismas sea con la mejor calidad posible, rogamos aporten la documentación con máxima calidad de impresión y evitando los sombreados.
PROGRAMAS, MANUALES Y TELÉFONOS DE AYUDA.
El depósito de cuentas en formato digital se generará a través del programa D2. Este programa y los manuales del mismo están disponibles en la Web del Colegio de Registradores, área de descargas (enlace).
Teléfono de ayuda al programa D2: 902.201.200
DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR.
Solicitud de presentación:
La imprime el propio programa D2 y deberá presentarse siempre por duplicado.
Es imprescindible indicar en la misma un correo electrónico y un teléfono para posibles notificaciones.
Certificación:
La certificación del acta de la junta en la que se aprueban las cuentas es un modelo libre, aunque para evitar posibles defectos aconsejamos usen el modelo que ponemos a su disposición. (descargar modelo certificación) (descargar instrucciones de cumplimentación).
Recuerden que las firmas de la certificación ya no tienen porqué presentarse legitimadas ante notario, siempre y cuando se identifiquen las firmas correctamente, esto es, que se indique al pie de cada firma el nombre y los apellidos del firmante.
Es imprescindible indicar en la certificación que las cuentas aprobadas se han tratado digitalmente y han generado el código alfanumérico que aparece en la huella digital y tendrán que indicar.
Huella digital:
Este documento lo genera el programa D2, y deberá presentarse firmado por, al menos, uno de los Administradores.
Es muy importante que este documento se presente original e impreso con calidad alta para poder leer el código de barras.
Soporte digital:
El programa D2 muestra también los 3 modelos de cuentas (PYME, Abreviado y Normal), que se cumplimentarán de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 253 y siguientes del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital y en el artículo 2 del Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General Contable para Pequeñas y Medianas empresas.
El programa creará un fichero .ZIP, que es el que deberá grabarse en el disquete, CD o DVD que presenten (siempre uno por Sociedad).
En el fichero .ZIP irán el resto de documentos que se deben presentar.
Documentos que deben incluirse en el Fichero .ZIP:
* Impresos normalizados:
Deberán rellenarse todas las columnas comparativas (salvo en el primer ejercicio social) y si no se pudiera dar algún dato deberá indicarse la causa en la Hoja de Datos Generales de Identificación.
Los impresos son los siguientes:
- Hoja de Datos Generales de Identificación (ID).
- Hoja de Datos Generales de Identificación (IDP o IDA), sobre Aplicación de Resultados y Periodo Medio de Pago a Proveedores (sólo para ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2016, en modelos PYMES y ABREVIADO).
- Balance de Situación.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Modelo de Información sobre Acciones y Participaciones Propias (deberá presentarse siempre firmado por, al menos, uno de los administradores).
- Modelo de Información sobre Medioambiente (deberá presentarse siempre firmado por, al menos, uno de los administradores).
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (sólo en el modelo NORMAL en ejercicio iniciados a partir del 1 de enero de 2016)
- Estado de Flujos de Efectivo (sólo en el modelo NORMAL).
* Memoria:
Puede ser normalizada o elaborada por la propia Sociedad.
Deberá contener la información necesaria de acuerdo a lo indicado en los artículos 260 y siguientes del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
* Informe de Gestión:
Será obligatoria su presentación en caso de tener obligación legal de elaborar las cuentas en modelo NORMAL.
En los demás casos, se estará a lo establecido en el artículo 262 de la Ley de Sociedades de Capital.
* Informe de Auditoría:
El informe de Auditoría será de presentación obligatoria cuando la Compañía esté obligada a presentar las cuentas verificadas por auditor conforme a lo establecido en el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital, debiendo inscribirse el nombramiento del auditor, y cuando a petición del socio minoritario el Registrador Mercantil haya nombrado un auditor.
En relación con las cuentas de ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2016, será obligatoria la presentación del Informe de Auditoría, si la sociedad tuviere inscrito el nombramiento de un auditor voluntario, tal y como establece la Ley 22/2015 de 20 de julio de Auditoría de Cuentas.
Si la Sociedad ha realizado una auditoría voluntaria también debería presentarla para su depósito.
* Otros documentos:
Se deberán presentar otros documentos que complementen la información, como anuncios de convocatoria a la junta, el acta notarial de la junta, etc.
DEFECTOS Y SU SUBSANACIÓN.
Si la calificación del depósito fuera negativa, se dará notificación del defecto por correo electrónico o, en su defecto, telefónicamente.
Una vez recibida la notificación, deberán personarse en el Registro para retirar todo el depósito, bien con el resguardo original que se les entregó en el momento de la presentación, bien con una copia del correo electrónico recibido. Una vez corregidos los defectos, deberán volver a presentar las cuentas en el Registro para que se proceda a su depósito. En este caso, no deberá pagarse provisión nuevamente, ya que la provisión abonada en el momento de la primera presentación no se liquidará hasta que se efectúe el depósito.
Si no tuvieren en su poder ni el resguardo original ni el correo electrónico enviado, deberá presentarse con su DNI el propio presentante (en caso de que fuera una persona física) o deberá aportarse una autorización escrita.
RECOGIDA DEL COMPROBANTE Y FACTURA DEL DEPÓSITO.
En el plazo indicado en el momento de la presentación, deberán personarse en el Registro para recoger el comprobante, la factura del depósito y liquidar la provisión. Para ello, será imprescindible la presentación del resguardo original que se les entregó en el momento de la presentación.
En caso de haber presentado una relación de depósitos, además, recibirán un correo electrónico notificándoles la disponibilidad de la misma, que podrán imprimir y utilizar como resguardo para la retirada de la documentación.
Si no tuvieren en su poder ni el resguardo original ni el correo electrónico enviado, deberá presentarse con su DNI el propio presentante (en caso de que fuera una persona física) o deberá aportarse una autorización escrita.
RECTIFICACIÓN.
Si tras haberse efectuado el depósito, advirtieran algún error en el mismo, deberán presentar un ejemplar completo del depósito de cuentas para proceder a su rectificación. En este caso deberán aportar, además, un escrito firmado por el Administrador en el que se de cuenta del error cometido, sus causas y su rectificación.
Deberá volver a abonarse la provisión, puesto que constituirá un depósito nuevo, y deberá advertirse en ventanilla que es una rectificación de unas cuentas ya depositadas anteriormente.