DEPÓSITO DE CUENTAS
Para resolver cualquier duda relacionada con la declaración de titular real, consulte los manuales, vídeos explicativos y preguntas frecuentes que encontrará en el apartado Titulares Reales del siguiente enlace:
https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas
INFORMACIÓN GENERAL
Las cuentas anuales deben depositarse anualmente en el Registro Mercantil de la provincia donde radique cada Sociedad.
PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES
El Registro Mercantil admite la presentación de los depósitos de cuentas durante todo el año, que serán calificados en plazo cuando cumplan dos condiciones:
Que la Junta General de Socios que apruebe las cuentas se celebre durante los seis meses posteriores al cierre del ejercicio.
Que las cuentas se presenten en el Registro antes de que finalice el mes siguiente al de la fecha de su aprobación.
HOJA REGISTRAL CERRADA POR FALTA DE DEPÓSITO DE CUENTAS
Una de las consecuencias de no realizar el depósito de las cuentas anuales es el cierre registral de la hoja de la Sociedad, que impide la práctica de inscripción alguna a aquellas sociedades que no hayan depositado las cuentas de los tres últimos ejercicios exigibles, salvo en los supuestos contemplados en la legislación vigente.
MODELOS DE CUENTAS - LÍMITES PARA SU PRESENTACIÓN
Los artículos 257 y siguientes de la Ley de Sociedades de Capital, y los Planes Generales de Contabilidad (el normal y el de Pymes), Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, establecen los límites que deben cumplir las Sociedades para la presentación de un modelo de Balance u otro, así como para establecer la obligación de auditar las cuentas anuales.
Podrán presentar las cuentas SIN INFORME DE AUDITORÍA (salvo que la Sociedad tenga inscrito el nombramiento de un auditor voluntario o a solicitud del socio minoritario) las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 €.
Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 €.
Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
Podrán presentar el BALANCE en formato PYME o ABREVIADO las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
Que el total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 €.
Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 €.
Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
Podrán presentar la CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS en formato ABREVIADO las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
Que el total de las partidas del activo no supere los 11.400.000 €.
Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22.800.000 €.
Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.
Las Sociedades perderán estas facultades si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias a que se refiere los párrafos anteriores.
DEPÓSITO
El Registro Mercantil de Gipuzkoa recomienda el DEPÓSITO DE CUENTAS TELEMÁTICO COMPLETO, que supone un importante ahorro de tiempo, espacio y dinero para el usuario, dado que en esta modalidad de presentación no hay que aportar ningún documento en el Registro ni es necesario el pago de cantidad alguna en concepto de provisión de fondos.
PROGRAMAS, MANUALES Y TELÉFONOS DE AYUDA
Para poder presentar cuentas telemáticamente se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores (abonarse) y disponer de una firma electrónica compatible (Firmas electrónicas TIPO 2).
´ El depósito de cuentas se generará a través del programa D2. Este programa y los manuales del mismo están disponibles en el área de descargas (enlace) de la página web del Colegio de Registradores.
Para resolver cualquier duda o incidencia relacionada con el envío telemático de los Depósitos de Cuentas, tienen a su disposición los siguientes teléfonos de asistencia:
912701796
912701797
912701699
PROGRAMA D2
Mediante el programa D2 se generarán los ficheros .ZIP y .PDF, que después deberán enviarse.
FICHERO .ZIP
Mediante el programa D2 se generará el fichero .ZIP, que después deberá enviarse en la carpeta ENVÍO.
El programa D2 muestra los 3 modelos de cuentas (PYME, Abreviado y Normal), que se aplicarán de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 253 y siguientes del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital y en el artículo 2 del Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General Contable para Pequeñas y Medianas empresas.
Documentos que debe incluir el Fichero .ZIP:
* Impresos normalizados:
Deberán rellenarse todas las columnas comparativas (salvo en el primer ejercicio social) y si no se cumplimenta algún dato deberá indicarse la causa en la Hoja de Datos Generales de Identificación.
Los impresos son los siguientes:
Hoja de Datos Generales de Identificación (ID).
Hoja de Datos Generales de Identificación (IDP o IDA), sobre Aplicación de Resultados y Periodo Medio de Pago a Proveedores (sólo para ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2016, en modelos PYMES y ABREVIADO)
Balance de Situación.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Modelo de Información sobre Acciones y Participaciones Propias (deberá presentarse siempre firmado por, al menos, uno de los administradores).
Modelo de Información sobre Medioambiente (deberá presentarse siempre firmado por, al menos, uno de los administradores).
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (sólo en el modelo NORMAL en ejercicio iniciados a partir del 1 de enero de 2016).
Estado de Flujos de Efectivo (sólo en el modelo NORMAL).
Declaración de Identificación del Titular Real.
Hoja COVID (sólo en los ejercicios 2020 y 2021).
Documento sobre servicio a terceros (sólo obligatorio para las Sociedades que estén inscritas como Prestadores de Servicios).
* Memoria:
Puede ser normalizada o elaborada por la propia Sociedad.
Deberá contener la información necesaria de acuerdo a lo indicado en los artículos 260 y siguientes del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
* Informe de Gestión:
Será obligatoria su presentación en caso de tener obligación legal de elaborar las cuentas en modelo NORMAL.
En los demás casos, se estará a lo establecido en el artículo 262 de la Ley de Sociedades de Capital.
* Informe de Auditoría:
El informe de Auditoría será de presentación obligatoria cuando la Compañía esté obligada a presentar las cuentas anuales verificadas por auditor conforme a lo establecido en el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital y cuando, a petición del socio minoritario, el Registrador Mercantil haya nombrado un auditor. Los nombramientos de auditor siempre deben constar inscritos en el Registro.
En relación con las cuentas de ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2016, será obligatoria la presentación del Informe de Auditoría, si la sociedad tuviere inscrito el nombramiento de un auditor voluntario, tal y como establece la Ley 22/2015 de 20 de julio de Auditoría de Cuentas.
Si la Sociedad ha realizado una auditoría voluntaria también debería presentarla para su depósito.
* Otros documentos:
Se deberán presentar también cualesquiera otros documentos que complementen la información, como anuncios de convocatoria a la junta, el acta notarial de la junta, etc.
FICHERO .PDF: CERTIFICACIONES DEL ACTA DE LA JUNTA Y DE LA HUELLA DIGITAL
Para poder realizar el envío telemático completo, deberá enviarse la Certificación del Acta de la Junta adjuntándola en un fichero .PDF (no dentro del fichero .ZIP).
La certificación del acta de la junta en la que se aprueban las cuentas es un modelo libre, aunque para evitar posibles defectos aconsejamos el uso del modelo que ponemos a su disposición. (descargar modelo certificación) (descarga de instrucciones de cumplimentación).
Recuerden que las firmas de la certificación ya no tienen porqué presentarse legitimadas ante notario, siempre y cuando se identifiquen las firmas correctamente, esto es, que se indique al pie de cada firma el nombre y dos apellidos del firmante.
Las nuevas versiones del programa D2 permiten generar el código alfanumérico antes de escanear la certificación del Acta de la Junta, por lo que este deberá indicarse en la misma o, en su defecto, deberá generarse la certificación de la huella digital y remitir ambas en el mismo fichero .PDF.
ENVÍO DE LOS FICHEROS
Desde la Web del Colegio de Registradores o desde el propio programa D2 y, tras haberse identificado el usuario, en su caso, se procederá al envío del fichero .ZIP y del fichero .PDF generados por el programa D2.
IMPORTANTE: Deberán enviarse siempre los dos ficheros (el .ZIP y el .PDF). Primero se cargará el fichero .ZIP y después, en el apartado de Certificación del Acta, se añadirá el fichero .PDF que ha creado el programa D2 en la carpeta envío y que incluye la huella (no el que se había escaneado previamente).
DEFECTOS Y SU SUBSANACIÓN
Si la calificación del depósito fuese negativa, se dará notificación del defecto a través de la Web del Colegio de Registradores.
Las calificaciones negativas se facturarán en el momento de enviar la notificación del defecto.
Siempre que un depósito telemático sea calificado negativamente, deberá procederse a su subsanación por medio un envío de subsanación, indicando en el mismo el número de entrada del envío anterior para que no motive un nuevo asiento registral. Este número consta siempre en el Asunto del correo electrónico de notificación del defecto, y tiene el siguiente formato: Libro: 2 / Año: el de la entrada en el Registro / n° de entrada: un 5 seguido de otros cinco dígitos, prescindiendo de las comas, decimales y demás caracteres.
NOTA DE DESPACHO Y FACTURA DEL DEPÓSITO
Una vez efectuado el depósito de cuentas, recibirán, a través de la Web del Colegio de Registradores, la nota de despacho y la factura del depósito.
RECTIFICACIÓN
Si tras haberse efectuado el depósito telemático, advirtieran algún error en el mismo, deberán volver a presentar un ejemplar completo del depósito de cuentas para proceder a su rectificación. Esta rectificación se realizará asimismo por vía telemática, añadiendo al fichero .PDF que incluye la Certificación del Acta de la Junta un escrito, firmado por el Administrador, en el que se dé cuenta del error cometido, sus causas y su rectificación.
CIERRE SIN PRESENTAR
En caso de realizar un envío telemático indebido, puede solicitar el cierre de la entrada siempre que no se le haya asignado asiento aún. Para ello, deberá primero advertirnos telefónicamente de dicha circunstancia, en el número 943223633, extensión 3, y remitirnos a continuación una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico: sansebastian.dc2@registromercantil.org
OTRAS FORMAS DE PRESENTACIÓN (NO RECOMENDADAS)
A pesar de no ser las modalidades recomendadas, aún se admite la presentación de las cuentas en formato telemático mixto, digital y papel.
PROVISIÓN
La provisión de fondos para el depósito de cuentas digital y en papel será de 75 euros, que serán abonados en el momento de su presentación de una de las tres maneras siguientes:
En metálico.
Mediante talón a nombre del “Registro Mercantil de Gipuzkoa”.
Por transferencia bancaria a la cuenta corriente del BANCO SABADELL SA, número ES24 0081 / 4353 / 31 / 0001019908. En este caso deberá aportarse el justificante de la transferencia al presentar las cuentas anuales.
PRESENTACIÓNES MÚLTIPLES
La presentación en papel o soporte digital de tres o más depósitos debe acompañarse siempre de una relación en folio aparte, por duplicado, en la que consten la denominación de todas las Sociedades y ejercicios cuyos depósitos se presentan. Dicha relación deberá incluir, asimismo, los datos de una persona o asesoría a efectos de comunicación de posibles defectos o para avisar cuando los depósitos hayan sido efectuados, (descargar modelo)
NOTA: Esta relación no será necesaria cuando se presenten los documentos en papel que complementan los envíos telemáticos mixtos.