DEPÓSITOS DE CUENTAS PRESENTADOS DE MANERA TELÉMATICA MIXTA.
* NOTA: Toda persona que pueda realizar envíos telemáticos mixtos, está también capacitado para realizarlos de manera completa, por lo que si están interesados consulte el apartado correspondiente.
RECOMENDACIONES PARA LA PRESENTACIÓN.
La documentación que se presente en el Registro se grapará en la parte superior izquierda en el siguiente orden: acuse de recibo, certificación y huella digital.
PROGRAMAS, MANUALES Y TELÉFONOS DE AYUDA.
Para poder presentar cuentas telemáticamente se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores (abonarse) y disponer de una firma electrónica compatible (Firmas electrónicas TIPO 2).
El depósito de cuentas que se trasmitirá se generará a través del programa D2. Este programa y los manuales del mismo están disponibles en la Web del colegio de Registradores, área de descargas (enlace).
Teléfono de ayuda al programa D2: 902.201.200
Teléfono de ayuda de transmisiones telemáticas: 902.734.375
EL FICHERO .ZIP.
Mediante el programa D2 se generará el fichero .ZIP que después deberá enviarse, en la carpeta ENVÍO.
El programa D2 muestra los 3 modelos de cuentas (PYME, Abreviado y Normal), que se aplicarán de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 253 y siguientes del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital y en el artículo 2 del Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General Contable para Pequeñas y Medianas empresas.
DOCUMENTOS QUE DEBEN INCLUIRSE EN EL FICHERO .ZIP:
* IMPRESOS NORMALIZADOS:
Deberán rellenarse todas las columnas comparativas (salvo en el primer ejercicio social) y si no se pudiera dar algún dato deberá indicarse la causa en la Hoja de Datos Generales de Identificación.
Los impresos son los siguientes:
- Deberán rellenarse todas las columnas comparativas (salvo en el primer ejercicio social) y si no se pudiera dar algún dato deberá indicarse la causa en la Hoja de Datos Generales de Identificación.
- Los impresos son los siguientes:
- Hoja de Datos Generales de Identificación (ID).
- Hoja de Datos Generales de Identificación (IDP o IDA), sobre Aplicación de Resultados y Periodo Medio de Pago a Proveedores (sólo para ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2016, en modelos PYMES y ABREVIADO).
- Balance de Situación.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Modelo de Información sobre Acciones y Participaciones Propias (deberá presentarse siempre firmado por, al menos, uno de los administradores).
- Modelo de Información sobre Medioambiente (deberá presentarse siempre firmado por, al menos, uno de los administradores).
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (sólo en el modelo NORMAL en ejercicio iniciados a partir del 1 de enero de 2016).
- Estado de Flujos de Efectivo (sólo en el modelo NORMAL).
* MEMORIA:
Puede ser normalizada o elaborada por la propia Sociedad.
Deberá contener la información necesaria de acuerdo a lo indicado en los artículos 260 y siguientes del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
* INFORME DE GESTIÓN:
Será obligatoria su presentación en caso de tener obligación legal de elaborar las cuentas en modelo NORMAL.
En los demás casos, se estará a lo establecido en el artículo 262 de la Ley de Sociedades de Capital.
* INFORME DE AUDITORÍA:
El informe de Auditoría será de presentación obligatoria cuando la Compañía esté obligada a presentar las cuentas verificadas por auditor conforme a lo establecido en el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital, debiendo inscribirse el nombramiento del auditor, y cuando a petición del socio minoritario el Registrador Mercantil haya nombrado un auditor.
En relación con las cuentas de ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2016, será obligatoria la presentación del Informe de Auditoría, si la sociedad tuviere inscrito el nombramiento de un auditor voluntario, tal y como establece la Ley 22/2015 de 20 de julio de Auditoría de Cuentas.
Si la Sociedad ha realizado una auditoría voluntaria también debería presentarla para su depósito.
* OTROS DOCUMENTOS:
Se deberán presentar otros documentos que complementen la información, como anuncios de convocatoria a la junta, el acta notarial de la junta, etc.
ENVÍO DEL FICHERO.
Desde la Web del Colegio de Registradores, y tras haberse identificado el usuario se procederá al envío del fichero .ZIP generado por el programa D2.
Una vez realizado el envío deberán imprimir el Acuse de Recibo, que será imprescindible presentar junto al resto de documentación en papel en el Registro.
DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR EN PAPEL EN EL REGISTRO.
En un plazo de 15 días hábiles desde la realización del envío telemático del fichero deberán presentar en el Registro, en papel, la documentación que complete el depósito de cuentas.
Serán 3 los documentos a presentar:
ACUSE DE RECIBO:
Documento creado en el momento de realizar el envío de los ficheros que deberán aportar necesariamente.
LA CERTIFICACIÓN:
La certificación del acta de la junta en la que se aprueban las cuentas es un modelo libre, aunque para evitar posibles defectos aconsejamos usen el modelo que ponemos a su disposición. (descargar modelo certificación) (descargar instrucciones de cumplimentación).
Recuerden que las firmas de la certificación ya no tienen porqué presentarse legitimadas ante notario, siempre y cuando se identifiquen las firmas correctamente, esto es, que se indique al pie de cada firma el nombre y los apellidos del firmante.
Es imprescindible indicar en la certificación que las cuentas aprobadas se han tratado telemáticamente y han generado el código alfanumérico que aparece en la huella digital y tendrán que indicar.
LA HUELLA DIGITAL:
Este documento lo genera el programa D2, y deberá presentarse firmado por, al menos, uno de los Administradores.
Es muy importante que este documento se presente original e impreso con calidad alta para poder leer el código de barras.
DEFECTOS Y SU SUBSANACIÓN.
Si la calificación del depósito fuera negativa, se dará notificación del defecto a través de la Web del Colegio de Registradores.
Una vez recibida la notificación, deberán personarse en el Registro para retirar los documentos aportados en papel, bien con el acuse de recibo del envío, bien con una copia del correo electrónico recibido.
Si no tuvieren en su poder ni el acuse de recibo ni el correo electrónico enviado, deberá presentarse con su DNI el propio presentante (en caso de que fuera una persona física) o deberá aportarse una autorización escrita.
Las calificaciones negativas se facturarán en el momento de enviar la notificación del defecto.
Siempre que un depósito telemático sea calificado negativamente, sea cual sea el defecto, deberá procederse a su subsanación realizando un nuevo envío, indicando el número de entrada del envío anterior, y volviendo a presentar la documentación en papel con el nuevo acuse de recibo.
NOTA DE DESPACHO Y FACTURA DEL DEPÓSITO.
Una vez efectuado el depósito recibirán, a través de la Web del Colegio de Registradores la nota de despacho y la factura del depósito.
RECTIFICACIÓN.
Si tras haberse efectuado el depósito, advirtieran algún error en el mismo, deberán presentar un ejemplar completo del depósito de cuentas para proceder a su rectificación.
La rectificación no puede realizarse por vía telemática, deberá siempre aportarse el depósito físico en el Registro Mercantil (en papel o soporte digital). Deberán aportar, además, un escrito firmado por el Administrador en el que se de cuenta del error cometido, sus causas y su rectificación.
Deberá volver a abonarse la provisión, puesto que constituirá un depósito nuevo, y deberá advertirse en ventanilla que es una rectificación de unas cuentas ya depositadas anteriormente.